cancelamentos e não comparecimentos
Nada desequilibra mais um consultório odontológico do que cancelamentos e não comparecimentos. Aqui estão algumas dicas para reduzir o número de pacientes que fazem isso.
Em termos de redução de cancelamentos e não comparecimentos, existem protocolos semelhantes, mas diferentes para novos pacientes, pacientes que precisam de retratamento, pacientes com atraso no retratamento, pacientes agendados para cirurgia e pacientes que não se apresentam para cirurgia. Aqui estão 10 dicas para cada paciente.
- Converse com o paciente
Apesar de toda a incrível tecnologia disponível nos consultórios odontológicos, o passo mais importante para reduzir as faltas e cancelamentos é conversar com seus pacientes enquanto eles estão no consultório, caso contrário, sua saúde bucal e geral serão prejudicadas.
- Atribuir reconhecimentos aos membros da equipe para prestação de contas
Este membro da equipe deve ter boas habilidades de comunicação e “escutar” a linguagem vaga do paciente.
- Descubra se o paciente deseja ser contatado por mensagem de texto, e-mail ou telefone
Enviar mensagens de texto é o método preferido, pelo menos para os pacientes do meu cliente. Os cartões postais só devem ser usados se o paciente desejar. (Observação: alguns dentistas e consultores discordam do uso de cartões postais. Tudo o que posso dizer é que descobri que funciona para meus clientes, especialmente para consultórios mais novos.)
- Atenha-se a um cronograma básico para confirmar compromissos
O ideal é 3-3-1. 3 semanas, 3 dias, 1 dia, a menos que instruído de outra forma pelo paciente.
- Entenda que certos tipos de pacientes precisam ser atendidos pessoalmente
- Pessoas que quebraram compromissos antes
- Pacientes jovens. Idosos são mais confiáveis
- Aqueles que não praticam há algum tempo
- Pacientes do exterior, provavelmente devido à barreira do idioma
- Pais ou cônjuges fazendo reservas para seus filhos adultos ou seus cônjuges;
Nota: Para os doentes crónicos que faltaram às consultas (aqueles que faltaram pelo menos 3 consultas ou não se arrependem de ter faltado a uma segunda consulta), dispensá-los ou simplesmente colocá-los na lista de chamadas curtas.
- Tenha uma lista ativa de chamadas curtas
Isso permite que você preencha as lacunas em sua programação. Para obter mais informações sobre como fazer isso, consulte Crie uma lista de chamadas curta para ser mais produtivo.
- Lembre-se de quando lembrar
Para consultas de cirurgia, notifique o paciente no dia anterior, a menos que a consulta tenha sido agendada com bastante antecedência. Nesse caso, é 3-3-1.
- Dê as boas-vindas aos novos pacientes pessoalmente
Um telefonema de um dentista dando as boas-vindas a um novo paciente é um gesto amigável que também ajuda a reduzir o não comparecimento de novos pacientes.
- Se o paciente não aparecer, ligue imediatamente
Se você não conseguir entrar em contato com o paciente, informe-o de que retornará em uma semana. Repita após 1 semana, se necessário. Se você ainda não obtiver uma resposta, defina um lembrete automático usando sua forma de comunicação preferida.
- Tome decisões e acompanhe
Continue ligando com base no que você sabe sobre o paciente, mesmo que não tenha notícias há mais de um mês. Você nunca se sentirá desconfortável ou desesperado. O número de ligações a serem feitas deve ser baseado no que você sabe sobre o paciente. Se você sabe que o paciente ficará fora do país por algumas semanas, se estiver doente ou em qualquer outro caso, não deve seguir uma rotina sobre a frequência de ligações.
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