Os KPIs, ou indicadores-chave de desempenho, são usados para rastrear o sucesso da equipe e identificar as áreas que precisam ser melhoradas. A odontologia é um negócio com fins lucrativos; as luzes do escritório devem acender, a equipe precisa e merece ser paga por um trabalho bem feito e os suprimentos devem ser encomendados.
sete INDICADORES que você pode implementar em seu consultório odontológico
1. PRODUTIVIDADE
As metas de produtividade permitem que a equipe de negócios agende adequadamente os pacientes. Se não houver uma meta, muitas vezes os pacientes são agendados quando e onde quer que seja apenas para preencher a agenda. Isso cria o caos para toda a equipe. A produção por fornecedor deve ser revisada nos últimos seis meses a um ano, calculando a média real que foi produzida. Com uma consideração cuidadosa, a produtividade média pode ser aumentada modestamente de 5 a 10%. Idealmente, você definirá metas anuais, mensais e diárias.
2. recebimento
Você deve coletar 98% de sua produtividade. Se a porcentagem for menor, uma razão pode ser que os pacientes não estão pagando no momento do atendimento e podem ser cobrados posteriormente. Se este for o caso, você deve implementar um sistema de políticas imediatamente. Muitas vezes, os pacientes são perguntados se querem pagar a vista ou parcelado, via crédito ou débito. Em vez disso, pergunte: “Sra. Paciente, seu procedimento de hoje tem o valor de R$ 100. Como você gostaria de pagar” Tenha em mente que quando um paciente recebe uma pergunta sim ou não, ele geralmente diz não.
3. Retenção de novos pacientes
Noventa e cinco por cento de seus novos pacientes devem estar pré-agendando sua próxima consulta para alguma coisa. Se essa porcentagem for menor (abaixo de 89%), pode indicar um elo fraco na experiência do novo paciente. Em equipe, reencene a experiência do novo paciente para encontrar maneiras de fazer com que os novos pacientes se sintam valorizados e apreciados.
Cada etapa desta consulta deve ser focada na construção de um relacionamento com o paciente, e isso começa com o telefonema inicial. As pessoas em geral ficam sempre impressionadas quando se sentem acolhidas e sabem que a equipe estava preparada para a sua visita.
4. Aceitação ao tratamento
Seria ótimo se todos os pacientes aceitassem o tratamento recomendado, mas 85% ou mais é uma boa taxa de aceitação. Se essa porcentagem for menor em seu escritório, é provável que vários sistemas estejam envolvidos – por exemplo, como o tratamento é apresentado, passando informações de uma pessoa para outra, agendamento e acompanhamento.
Por que os pacientes dizem não ao tratamento? Sua razão número um é “incendiar”, o que significa que eles têm muitas opções e se sentem inundados e confusos. Outra razão importante é que não há senso de urgência; muitas vezes os médicos dirão “ligue-nos quando estiver pronto”. Lembre-se, somos os especialistas e os pacientes nos procuram para obter a orientação de que precisam.
Outra razão pela qual os pacientes recusam o tratamento é a falta de acompanhamento. Alguns pacientes dizem que vão ligar de volta, mas isso quase nunca acontece.
5. Pré-agendamento de higiene
Noventa e cinco por cento dos pacientes de higiene devem pré-agendar sua próxima consulta. Se este KPI for baixo (abaixo de 89%), tente não perguntar “Você o que agendar sua próxima limpeza?” Em vez disso, tente “É muito importante ver você em seis meses porque ___”. Além disso, tente evitar a frase “nós podemos colocar você nos livros, e você pode alterá-lo se precisar”. Essa declaração treina os pacientes a pensar que não há problema em mudar sua consulta porque dissemos a eles que poderiam.
6. Aceitação ao flúor
Isso deve ser de pelo menos 25%. Se essa porcentagem for menor, considere reduzir o custo do flúor (geralmente esse é o culpado). Tente não dizer: “Você quer isso?” Em vez disso, diga: “É importante que eu aplique este tratamento hoje para ajudar a prevenir cáries ou ____”. Oferecer e aplicar flúor aos pacientes que necessitam afeta diretamente a saúde de seus dentes. Pergunte à equipe quais pacientes não se beneficiam do flúor em vez de pensar que apenas as crianças se beneficiam mais.
7. Conversão periodontal
Se sua porcentagem for inferior a 30% a 40%, isso pode indicar que um programa de gerenciamento de tecidos moles não está em vigor ou que o tratamento está sendo concluído e não está codificado corretamente – ou pacientes periodontais não estão sendo identificados com as avaliações adequadas. Habilidades verbais específicas são necessárias para fazer a transição de pacientes que foram “limpezas” para o programa periodontal: “Sra. Paciente, estou preocupado com o que estou vendo HOJE. Precisamos tratar ___ imediatamente porque ___.”
A maioria dos consultórios tem um número substancial de pacientes que precisam de tratamentos periodontais, mas sempre foram “apenas uma limpeza”. Este KPI leva tempo para melhorar. Seja paciente e trabalhe para converter os pacientes um de cada vez.
Não posso dizer o suficiente sobre o quão importante é comemorar todos os sucessos, grandes ou pequenos. Os sete KPIs podem indicar o sucesso de uma equipe e identificar áreas a serem aprimoradas. Toda a equipe tem um efeito direto na saúde geral da prática.
Agora é com você
Eu desafio você a apresentar alguns dos KPIs na próxima reunião de equipe. Ajude cada pessoa a passar de uma desconexão de ouvir números confusos para entender a conexão desses números refletindo um sistema saudável. Reserve um tempo, dê tempo à equipe e lembre-se de que este é um processo passo a passo para aprender algo novo e trabalhar em conjunto.
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