Na gestão de consultório odontológico, é importante conhecer os erros mais comuns para evitá-los. Afinal, sua clínica odontológica nada mais é do que uma empresa e, por isso, administrá-la do jeito correto é tão importante quanto prestar um bom atendimento. 

Mesmo assim, muitos profissionais acabam cometendo alguns erros bem comuns que podem atrapalhar o sucesso do consultório.

Importante informar que, mesmo que o foco de seu ofício seja o da saúde bucal, o consultório odontológico não deixa de ser uma empresa que precisa de uma gestão bem realizada e muita atenção a diversos aspectos que vão muito além da prática do cirurgião dentista. 

Afinal, é necessário que seus clientes estejam satisfeitos não só na hora do atendimento odontológico, por exemplo. Para manter a empresa funcionando com sucesso, é necessário administrá-la levando em conta tudo o que ela possui, incluindo funcionários, marketing, finanças, público e muito mais.

Para saber quais são alguns destes erros e como não cometê-los, acompanhe o artigo a seguir.

 

Quais são os erros mais comuns e como evitá-los?

Existem diversos erros de gestão que podem ocorrer em um consultório odontológico, seja por distração, descuido ou mesmo desconhecimento sobre os processos envolvidos na administração. 

Conheça a seguir alguns dos erros mais comuns que muitas vezes atrapalham uma gestão eficiente de uma clínica odontológica:

 

Não conhecer seu público-alvo

Primeiramente, o consultório odontológico possui diversos públicos-alvo, já que existem muitos tipos de clientes que precisam de tratamentos dentários. A definição do público-alvo é a forma do dentista e proprietário de uma clínica tem de saber quem são as pessoas mais propensas a frequentarem o consultório, com dados como faixa etária, renda, interesses, região em que residem e etc.

Clientes de alta renda interessados em técnicas avançadas de alto custo, por exemplo, muito provavelmente não frequentariam uma clínica em que o profissional não possui especialidade ou serviços de alto padrão. Por isso, se este é o caso do seu consultório, não vale a pena divulgar o negócio para este público, por exemplo.

Faça uma avaliação dos públicos que sua empresa atinge e o que você pode disponibilizar para cada um deles, criando um plano de ação completo.

 

Não fazer gestão financeira

Este erro é um dos mais graves: se as finanças não vão bem, podem impactar o andamento de seu consultório. É necessário que este fator seja muito bem planejado e gerido, com a criação de relatórios de tudo que entra e sai do caixa, por exemplo.

Nestes relatórios, especifique tudo o que foi gasto ou recebido, guarde as notas fiscais sempre que possível e recolha os tributos corretamente. Se for necessário, busque a ajuda de um profissional de contabilidade de confiança para auxiliar nesta tarefa.

 

Não estabelecer metas a longo prazo

Planejar é preciso e para isso, é importante estabelecer quais metas você deseja para o seu negócio. Assim, você pode acompanhar a eficácia de sua forma de trabalho e realizar as adaptações necessárias com o tempo.

Estabeleça quais são seus objetivos para curto, médio e longo prazo com relação a faturamento, número de pacientes, qualidade de atendimento e qualquer outra métrica que você ache importante. Na sequência, trace formas de alcançar estes propósitos.

Sem metas, você não terá um indicativo que meça se seu consultório está tendo o retorno desejado e se seus serviços estão sendo prestados com a qualidade que você estabeleceu.

 

Não investir em marketing

Com o advento das redes sociais, o marketing ganhou uma importância ainda maior do que já tinha. É essencial saber a imagem que as pessoas terão de seu negócio, o que pode trazer bons resultados no aumento do número de pacientes, faturamento ou até na qualidade de atendimento do seu consultório.

Por isso, traçar uma estratégia de marketing é muito importante. Com ações simples é possível ter um resultados muito interessante. Invista em medidas como presença nas redes sociais com conteúdo relevante, além de um bom site institucional e parcerias com outras instituições, utilizando o marketing de indicação.

Ao fazer sua gestão financeira, separe uma parcela da verba para ser reinvestida em marketing para o seu consultório.

 

Não capacitar o atendimento

Se o seu consultório possui recepcionista, lembre-se que este é um cargo muito importante! Afinal, este profissional é responsável por todos os contatos com seu paciente antes e depois da consulta, além de resolver questões internas e externas.

Por isso, esta pessoa deve estar bem preparada, recebendo o treinamento necessário para suas tarefas e realizando reuniões periódicas sobre as demandas. Além disso, é importante fazer uma pesquisa de satisfação constante com seus clientes. 

O atendimento é o primeiro contato que eles têm quando buscam seus serviços, então contrate alguém que possua o que você espera no contato com seus pacientes. Importante priorizar também o atendimento humanizado, uma maneira eficaz de atração e fidelização de clientes. 

 

Não estar atento às normas da odontologia

As leis relacionadas ao ramo da odontologia são importantes e devem ser seguidas. Elas auxiliam o dentista na tomada de decisões tanto no momento da abertura da clínica quanto no dia a dia, inclusive na área do marketing.

É necessário estar ciente das legislações para consultório odontológico instituídas por órgãos como Vigilância Sanitária, Ministério da Saúde e a prefeitura do município, além das leis federais e estaduais.

Além disso, fique atento a todas as regras instituídas pelos conselhos de ética nacional e regional de Odontologia, que regulam e fiscalizam os direitos e deveres do cirurgião-dentista.

 

Não ter um bom controle da agenda e horários

Assim como é muito complicado quando um paciente atrasa para chegar na consulta, um atraso de sua agenda também acaba dificultando toda sua organização. Para manter um fluxo saudável e evitar problemas, guarde um intervalo de segurança entre uma consulta e outra, o que pode lhe dar tempo para se organizar enquanto aguarda a chegada do próximo paciente.

O Google Agenda é uma ótima opção gratuita para organizar sua agenda, podendo ser compartilhada com sua equipe para ser consultada ou alterada em tempo real. Revise sua agenda sempre para saber quais procedimentos serão realizados e se é necessário fazer algum ajuste.

 

Não se atualizar com cursos voltados à área odontológica

Assim como qualquer profissional, o dentista precisa se atualizar constantemente sobre novos produtos, avanços e tecnologias de sua área. A odontologia passa por mudanças todos os dias, seja nas atualizações feitas pelos conselhos regionais para facilitar processos relacionados à profissão ou em estudos feitos por pesquisadores para testar novas técnicas e materiais.

Esteja sempre atualizado sobre estas novidades, evitando ficar para trás e perder mercado para concorrentes mais atentos. Sempre separe algum tempo para visitar portais e ler notícias, casos clínicos e estudos sobre Odontologia, além de livros, vídeos e cursos a respeito da sua área de especialização.

 

Não controlar produtos, materiais e estoque de instrumentais

Ficar sem material na hora de um procedimento cirúrgico é algo que nunca deve acontecer, não é mesmo? Tenha sempre um bom controle de seu estoque de produtos, materiais e instrumentos, fazendo inspeções periódicas dos itens que você tem à disposição.

Uma dica: utilize uma planilha ou software para fazer o controle dos itens para nunca ser pego de surpresa. Atualize e acompanhe esses dados diariamente.

 

Não utilizar softwares de gestão

Muitos dos erros apontados podem ser resolvidos de uma maneira muito prática: utilizando um software de gestão de consultório odontológico.Esses programas são muito úteis para simplificar alguns processos no cotidiano na sua clínica.

Algumas das funcionalidades disponíveis são o controle de fluxo de caixa e estoque, cadastro de pacientes, armazenamento de receitas e diagnósticos, relatórios da equipe e até ferramentas para envio de mensagens.

Existem diversas opções disponíveis, portanto pesquise e escolha a que mais se encaixa ao seu modelo de negócios e à sua especialidade.

 

Odontologia News

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